Taasisi nyingi za mikopo huanza kwa kutumia madaftari, Excel na ujumbe wa WhatsApp kusimamia shughuli zao.
Njia hii inaweza kufanya kazi wakati wateja ni wachache.
Lakini taasisi inapokua, inakuwa vigumu kufuatilia mikopo yote, malipo ya wateja, madeni yaliyochelewa, maafisa mikopo na taarifa za kila siku.
Mfumo wa microfinance unasaidia kuweka taarifa zote sehemu moja.
Mfumo wa Microfinance Ni Nini?
Mfumo wa microfinance ni programu inayosaidia taasisi ya mikopo kusimamia shughuli zake za kila siku.
Mfumo unaweza kusaidia:
- Kusajili wateja
- Kupokea maombi ya mikopo
- Kukubali au kukataa mikopo
- Kutengeneza ratiba za marejesho
- Kurekodi malipo
- Kufuatilia mikopo iliyochelewa
- Kusimamia maafisa mikopo
- Kusimamia matawi
- Kutuma ujumbe wa SMS
- Kutengeneza ripoti
Mmiliki anaweza kuona kinachoendelea ndani ya biashara kupitia dashboard.
Kusimamia Taarifa za Wateja
Kila mteja ana taarifa nyingi muhimu.
Taarifa hizo zinaweza kuwa:
- Jina kamili
- Namba ya simu
- Anuani
- Kitambulisho
- Eneo la biashara
- Aina ya biashara
- Wadhamini
- Nyaraka
- Historia ya mikopo
- Historia ya malipo
Kutunza taarifa hizi kwenye madaftari kunaweza kusababisha nyaraka kupotea au taarifa kuchanganyika.
Mfumo unamwezesha mfanyakazi kuona taarifa za mteja kwa haraka.
Kusimamia Maombi ya Mikopo
Mfumo mzuri unaonyesha hatua zote za ombi la mkopo.
Mfano wa hatua hizo ni:
- Ombi limewasilishwa
- Taarifa zinakaguliwa
- Mteja anafanyiwa tathmini
- Ombi limekubaliwa
- Mkopo umetolewa
- Marejesho yameanza
- Mkopo umekamilika
Mmiliki anaweza kuona maombi mangapi yanasubiri, yamekubaliwa au yamekataliwa.
Hii inapunguza ucheleweshaji na kuleta uwazi.
Kutengeneza Ratiba ya Marejesho
Mfumo unaweza kuhesabu marejesho kulingana na:
- Kiasi cha mkopo
- Riba
- Muda wa mkopo
- Aina ya marejesho
- Tarehe ya kuanza kulipa
Taasisi inaweza kuwa na marejesho ya kila siku, kila wiki au kila mwezi.
Mteja anapolipa, salio lake linapaswa kubadilika mara moja.
Kufuatilia Mikopo Iliyochelewa
Moja ya changamoto kubwa kwenye microfinance ni mikopo kutolipwa kwa wakati.
Mfumo unaweza kuonyesha:
- Mteja aliyekosa kulipa
- Kiasi kilichochelewa
- Siku ambazo malipo yamechelewa
- Salio la mkopo
- Afisa anayehusika
- Tarehe ya mwisho ya malipo
- Hatua inayofuata
Maafisa mikopo wanaweza kupewa orodha ya wateja wanaohitaji kufuatiliwa.
Kutuma SMS kwa Wateja
SMS zinaweza kusaidia kuwakumbusha wateja kuhusu malipo.
Ujumbe unaweza kutumwa wakati:
- Mkopo umekubaliwa
- Mkopo umetolewa
- Tarehe ya malipo inakaribia
- Malipo yamepokelewa
- Malipo yamechelewa
- Mkopo umekamilika
Ujumbe wa mapema unaweza kusaidia kupunguza kusahau kulipa.
Kusimamia Maafisa Mikopo
Mmiliki anahitaji kujua kila afisa mikopo anafanya kazi gani.
Mfumo unaweza kuonyesha:
- Wateja wa kila afisa
- Mikopo aliyosimamia
- Kiasi alichokusanya
- Mikopo iliyochelewa
- Ziara alizofanya
- Ahadi za malipo
- Kiwango cha makusanyo
Hii inasaidia kupima utendaji wa wafanyakazi.
Kusimamia Matawi Mengi
Taasisi yenye matawi mengi inaweza kutumia mfumo mmoja.
Kila tawi linaweza kuingiza taarifa zake, lakini mmiliki akaona taarifa za matawi yote.
Anaweza kulinganisha:
- Idadi ya wateja
- Mikopo iliyotolewa
- Fedha zilizokusanywa
- Mikopo iliyochelewa
- Utendaji wa wafanyakazi
- Ukuaji wa kila tawi
Hii ni rahisi kuliko kusubiri kila tawi litume Excel mwisho wa siku.
Kupata Ripoti kwa Haraka
Mfumo unaweza kutengeneza ripoti kama:
- Ripoti ya makusanyo ya kila siku
- Ripoti ya mikopo iliyotolewa
- Ripoti ya madeni
- Ripoti ya mikopo iliyochelewa
- Ripoti ya mapato
- Ripoti ya utendaji wa afisa mikopo
- Ripoti ya utendaji wa tawi
- Taarifa ya mteja
Ripoti zinaweza kupakuliwa kwa PDF au Excel.
Rhotia Finance Inasaidiaje?
Rhotia Finance ni mfumo unaolenga kusaidia taasisi za microfinance kusimamia wateja, mikopo, marejesho, makusanyo, wafanyakazi, matawi na ripoti.
Mmiliki anaweza kuona taarifa muhimu za biashara kutoka kwenye dashboard moja.
Badala ya kutumia muda mwingi kutafuta taarifa, timu inaweza kutumia muda huo kuwahudumia wateja na kukuza biashara.
Hitimisho
Mfumo wa microfinance si kwa ajili ya taasisi kubwa pekee.
Hata taasisi ndogo inayotaka kukua inaweza kuanza kuweka taarifa zake vizuri mapema.
Mfumo mzuri unasaidia kupunguza makosa, kufuatilia malipo, kupata ripoti na kufanya maamuzi kwa kutumia taarifa sahihi.
