Excel Haitoshi: Kwa Nini Taasisi Yako Inahitaji Mfumo wa Mikopo

Hakuna taasisi ya mikopo inayoanza na mfumo. Kila mtu anaanza na daftari, Excel na WhatsApp.

Na kwa kweli, mwanzoni inatosha. Tatizo si Excel. Tatizo ni kwamba Excel haikui pamoja nawe.

Dalili Tano Kwamba Umeshaikua Excel

1. Huwezi Kujibu Swali La PAR Papo Hapo

Kama mtu akikuuliza sasa hivi portfolio at risk yako ni asilimia ngapi, na jibu lako ni ngoja niangalie, tatizo si wewe. Ni mfumo.

Kwenye mfumo, namba hiyo inakuwa juu ya dashibodi kila wakati, ikiwa sahihi hadi siku ya kazi ya sasa.

app.rhotia.co.tz

2. Makusanyo Yanaandikwa Usiku

Afisa anakwenda mkutano wa kikundi, anaandika kwenye daftari, anarudi ofisini jioni, anaingiza kwenye Excel. Wakati mwingine hasahau, wakati mwingine anasahau.

Kila saa kati ya malipo na kuingizwa kwenye mfumo ni saa ya hatari. Hapo ndipo makosa na upotevu vinapotokea.

app.rhotia.co.tz

3. Hakuna Anayejua Nani Alibadilisha Nini

Kwenye Excel, mtu anaweza kubadilisha namba na hakuna atakayejua. Hakuna audit trail.

Hii si suala la kuwaamini watu. Ni suala la kuwa na uthibitisho pale linapohitajika, hasa mkaguzi anapokuja.

4. Afisa Akiondoka, Taarifa Zinaondoka Naye

Kama orodha ya wateja ipo kwenye simu ya afisa au kwenye faili lake, siku anayoondoka unapoteza zaidi ya mfanyakazi.

5. Laptop Moja Ikipotea, Daftari Lote Linapotea

Excel inakaa kwenye kompyuta moja. Kompyuta ikiibiwa, ikiharibika au ikipotea, hakuna nakala nyingine.

Ukiuliza mmiliki yeyote aliyewahi kupoteza laptop yenye daftari la mikopo, hatakwambia bei ya laptop. Atakwambia bei ya taarifa.

Mfumo Unabadilisha Nini Hasa?

• Taarifa zote sehemu moja: wateja, mikopo, marejesho, matawi, maafisa na ripoti.
• Ratiba ya marejesho inajengwa yenyewe mkopo unapoidhinishwa, bila kuhesabu kwa mkono.
• Meneja anaidhinisha kabla ya shilingi kuhama, na kila hatua inaandikwa.
• Ripoti za PAR, utendaji wa maafisa na mapato zinajengwa unapozihitaji.
• Daftari lako linakaa kwenye cloud server, si kwenye kompyuta ya ofisini.

Lakini Kuhamisha Data Ni Kazi Kubwa, Sivyo?

Ilikuwa hivyo zamani. Rhotia Finance inasoma faili lako la Excel moja kwa moja: wateja, mikopo, historia ya marejesho.

Inatambua majina ya column zako, inakagua kila mstari kabla ya kuhifadhi, na inajenga upya ratiba na salio la kila mkopo. Madaftari mengi yanahama ndani ya mchana mmoja.

Hitimisho

Excel si adui. Ni chombo kilichofanya kazi yake mpaka taasisi yako ilipokua kuliko chombo chenyewe.

Swali si kama utahama. Ni kama utahama kabla au baada ya kupoteza fedha kwa kutoona kilichokuwa kinakuja.