Taasisi ya microfinance inapokuwa na wafanyakazi wengi au matawi mengi, usimamizi unaweza kuwa mgumu.
Kila tawi linaweza kutumia Excel tofauti. Kila afisa anaweza kuwa na daftari lake. Malipo yanaweza kurekodiwa kwa muda tofauti.
Mmiliki anapohitaji kujua hali ya biashara, anaweza kulazimika kupiga simu kwa kila tawi.
Mfumo mmoja wa microfinance unaweza kuunganisha shughuli zote.
Changamoto za Kutumia Mifumo Tofauti
Taarifa zinapokuwa sehemu tofauti, matatizo yanaweza kutokea.
Mfano:
- Mteja anaonekana kuwa na salio tofauti kwenye mafaili mawili
- Tawi linachelewa kutuma ripoti
- Malipo yamepokelewa lakini hayajawekwa kwenye mfumo
- Afisa mikopo ameondoka na taarifa za wateja
- Mmiliki hawezi kuona makusanyo ya siku
- Ripoti za matawi hazifanani
- Mteja amesajiliwa zaidi ya mara moja
Mfumo mmoja unapunguza kuchanganyika kwa taarifa.
Kusajili Wateja Kwenye Mfumo Mmoja
Kila mteja anapaswa kuwa na profile moja.
Profile inaweza kuwa na:
- Majina ya mteja
- Namba ya simu
- Tarehe ya kuzaliwa
- Aina ya kitambulisho
- Namba ya kitambulisho
- Anwani ya nyumbani
- Eneo la biashara
- Nyaraka
- Wadhamini
- Mikopo aliyowahi kuchukua
- Malipo aliyowahi kufanya
Mteja akirudi kuomba mkopo mwingine, taarifa zake zinaweza kuonekana bila kujaza kila kitu upya.
Kusimamia Maafisa Mikopo
Kila afisa anaweza kupewa akaunti yake.
Mmiliki au meneja anaweza kuona:
- Wateja wa kila afisa
- Maombi anayoshughulikia
- Mikopo aliyotoa
- Fedha alizokusanya
- Wateja waliochelewa
- Ziara alizofanya
- Ahadi za malipo
- Kiwango chake cha makusanyo
Hii inasaidia kujua afisa anayefanya vizuri na anayehitaji msaada.
Kusimamia Matawi
Kila tawi linaweza kuona shughuli zake.
Meneja mkuu anaweza kuona matawi yote.
Dashboard inaweza kuonyesha:
- Wateja wapya kwa kila tawi
- Mikopo iliyotolewa
- Fedha zilizokusanywa
- Salio la mikopo
- Mikopo iliyochelewa
- Mapato
- Matumizi
- Utendaji wa wafanyakazi
Mmiliki hahitaji kusubiri mwisho wa wiki ili kupata taarifa.
Kuweka Ruhusa za Watumiaji
Si kila mfanyakazi anapaswa kuona taarifa zote.
Mfumo unaweza kuwa na ruhusa tofauti.
Mmiliki
Anaweza kuona matawi yote, wafanyakazi wote, mikopo, mapato na ripoti.
Meneja wa tawi
Anaweza kuona taarifa za tawi lake.
Afisa mikopo
Anaweza kuona wateja na mikopo anayosimamia.
Cashier
Anaweza kurekodi malipo na kutoa risiti.
Mhasibu
Anaweza kuona taarifa za fedha na ripoti.
Ruhusa hizi zinasaidia kulinda taarifa za taasisi na wateja.
Kufuatilia Mabadiliko
Mfumo mzuri unaweza kuhifadhi historia ya shughuli.
Unaweza kuona:
- Nani alisajili mteja
- Nani alikubali mkopo
- Nani alibadilisha taarifa
- Nani alipokea malipo
- Nani alifuta rekodi
- Mabadiliko yalifanyika lini
Hii inaongeza uwajibikaji.
Kupata Ripoti Zote Kwa Mfumo Mmoja
Badala ya kuunganisha Excel za matawi, mfumo unaweza kutengeneza ripoti moja kwa moja.
Ripoti zinaweza kuwa:
- Makusanyo ya leo
- Mikopo iliyotolewa leo
- Madeni yaliyochelewa
- Mikopo inayomalizika
- Utendaji wa maafisa
- Utendaji wa matawi
- Wateja wapya
- Mapato ya riba
- Salio la mikopo
- Taarifa ya mteja
Ripoti zinaweza kuchujwa kwa tarehe, tawi, afisa au bidhaa ya mkopo.
Faida kwa Mmiliki wa Microfinance
Mfumo mmoja unampa mmiliki uwezo wa:
- Kujua biashara inaendeleaje
- Kuona makusanyo ya kila siku
- Kutambua madeni mapema
- Kupima utendaji wa wafanyakazi
- Kulinganisha matawi
- Kupunguza udanganyifu
- Kupata ripoti kwa haraka
- Kufanya maamuzi kwa taarifa sahihi
Mmiliki anaweza kuingia kwenye mfumo hata akiwa nje ya ofisi.
Faida kwa Wafanyakazi
Wafanyakazi pia wanafaidika.
Hawahitaji kuandika taarifa mara nyingi au kuandaa ripoti kwa mikono.
Mfumo unawasaidia:
- Kupata taarifa za mteja haraka
- Kujua kazi za siku
- Kufuatilia marejesho
- Kurekodi ziara
- Kuona wateja waliochelewa
- Kutuma taarifa kwa meneja
- Kupunguza makosa
Rhotia Finance Kama Mfumo wa Kati
Rhotia Finance inaleta shughuli muhimu za microfinance kwenye mfumo mmoja.
Taasisi inaweza kusimamia wateja, mikopo, marejesho, maafisa mikopo, matawi na ripoti bila kutegemea mafaili mengi tofauti.
Dashboard inampa mmiliki picha ya hali ya biashara.
Hitimisho
Ukuaji wa microfinance unahitaji mfumo unaoweza kukua pamoja na taasisi.
Kutumia mfumo mmoja kunaboresha usimamizi, uwajibikaji, huduma kwa wateja na ubora wa taarifa.
Kadri taasisi inavyokua, ndivyo umuhimu wa kuwa na taarifa sahihi unavyoongezeka.
