Swali moja linaloweza kupima afya ya taasisi yoyote ya mikopo ni hili: fedha iliyokusanywa saa nne asubuhi kwenye mkutano wa kikundi, inaonekana kwenye vitabu vyako saa ngapi?
Kwa taasisi nyingi, jibu ni jioni. Kwa nyingine, ni kesho. Kwa chache, ni mwisho wa wiki.
Kwa Nini Muda Huo Ni Hatari
Kila saa kati ya kupokea fedha na kuiandika ni saa ambayo hakuna anayejua kiasi halisi kilichopo.
- Mteja anaweza kudai amelipa, na hakuna kumbukumbu ya papo hapo ya kuthibitisha.
- Afisa anaweza kusahau mstari mmoja, na hakuna anayegundua mpaka mwisho wa mwezi.
- Meneja anafanya maamuzi ya leo kwa namba za jana.
Taarifa ya kuchelewa si taarifa. Ni historia.
Jinsi Rhotia Inavyofunga Pengo Hilo
Afisa Anaandika Pale Pale, Kwenye Simu
Kwenye mkutano, afisa anafungua orodha ya siku kwenye simu yake. Anabonyeza mara moja, malipo yanaingia, na risiti ya SMS inamfikia mteja kabla hajasimama.
Meneja Anaona Bila Kupiga Simu
Hakuna kusubiri ripoti. Dashibodi inaonyesha makusanyo ya leo dhidi ya yaliyotarajiwa, kwa tawi na kwa afisa.
Kila Kitu Kina Jina na Saa
Kila malipo yanaandikwa na jina la aliyeyaandika na muda halisi. Kama namba ikionekana si sahihi, unajua nani wa kumuuliza, na lini.
Kufuatilia Zaidi ya Makusanyo
Ufuatiliaji si wa fedha peke yake. Ni wa watu na wa mwelekeo pia.
- Utendaji wa kila afisa: nani anakusanya, nani anachelewa, nani ana wateja wengi walioanguka.
- Portfolio at risk kwa siku 30, 60 na 90, kwa aging buckets.
- Mapato dhidi ya matumizi, ili ujue faida halisi si makadirio.
- Security balance: kiasi kilichoshikiliwa, kilichotolewa na kilichobaki.
Faida Inayoonekana Kwenye Namba
Taasisi zinazofuatilia kwa wakati halisi zinagundua kikundi kinachoyumba mapema, na kuingilia kabla hakijaanguka kabisa.
Pia zinaokoa muda: maafisa wawili wanaoacha kuandika saa moja kila jioni wanarudisha takribani masaa 44 kwa mwezi kwenye kazi ya site.
Hitimisho
Kufuatilia si kuwachunguza watu. Ni kujua ukweli wa biashara yako kwa wakati unaokuwezesha kufanya kitu kuhusu ukweli huo.
Ukiona tatizo mwisho wa mwezi, unaandika hasara. Ukiliona siku hiyo hiyo, bado unaweza kulizuia.
